Wat is VvE beheer
Met goed VvE-beheer wordt alles rond het gebouw professioneel geregeld: van onderhoud en administratie tot duidelijke communicatie met bewoners. Zo blijft het gebouw in goede staat en kunnen bewoners zorgeloos genieten van hun woning.
Splitsingsakte
VvE-beheer betekent het regelen en onderhouden van alles wat met een Vereniging van Eigenaars (VvE) te maken heeft. Een VvE is de organisatie van alle eigenaren in een appartementencomplex of gebouw. Samen zijn zij verantwoordelijk voor het gebouw en de gemeenschappelijke ruimtes, zoals het dak, de lift, de hal en de buitenkant van het gebouw.
VvE-beheer zorgt ervoor dat dit allemaal goed en soepel verloopt. Denk bijvoorbeeld aan:
-
het plannen van onderhoud aan het gebouw
-
het regelen van schoonmaak en reparaties
-
het bijhouden van de financiën en de servicekosten
-
het organiseren van vergaderingen met de eigenaren
-
het uitvoeren van besluiten die samen zijn genomen
Waarom VvE-beheer?
Als u een appartement koopt wordt u automatisch lid van de vereniging van eigenaren. Voor de wet koopt u een appartementsrecht; een aandeel van een gebouw en het alleengebruiksrecht van de woning. U bent dus mede-eigenaar van het hele gebouw en u heeft dus recht op medegebruik van de gemeenschappelijke gedeelten van het gebouw (bijvoorbeeld trappenhuis, lift). Om de gemeenschappelijke belangen van de individuele eigenaren van de appartementsrechten te behartigen, is het bij wet verplicht een vereniging van eigenaren (VvE) op te richten.
Wat zijn de taken van een Vereniging van Eigenaren?
De vereniging is verantwoordelijk voor het beheer van de gemeenschappelijke onderdelen van een gebouw, zoals het trappenhuis, de lift, het dak, de gevels, de fundering, de entree en de technische installaties. Een vereniging van eigenaren zorgt voor het onderhoud aan de gemeenschappelijke delen van de VvE, deelt de gezamenlijke kosten, lost gezamenlijke problemen op en beheert de financiën van de VvE. De manier waarop de kosten verdeeld worden is vastgelegd in de splitsingsakte, het model reglement van splitsing en voor zover nodig ook nog in een huishoudelijk reglement.
Jaarlijkse algemene ledenvergadering
Samen met de andere leden beslist u over het onderhoud aan de gemeenschappelijke gedeelten en investeringen in het gebouw. Deze besluiten neemt u tijdens de algemene ledenvergadering van de VvE. De splitsingsakte schrijft voor hoe de algemene ledenvergadering is georganiseerd. Bovendien leest u in de splitsingsakte hoe de financiële bijdrage en het stemrecht van de leden is geregeld. Om de vereniging op te starten vindt er eerst een oprichtingsvergadering plaats. Tijdens deze vergadering wordt de VvE geactiveerd.
Het bestuur
In de algemene ledenvergadering wordt een bestuur gekozen. Het bestuur heeft de taak de VvE zo goed mogelijk te beheren. De taken van het bestuur zijn onder andere het opstellen van jaarstukken en begrotingen, het beheren van financiële stukken, het regelen van vergaderingen en het afsluiten van verzekeringen. Ook zorgt het bestuur ervoor dat de besluiten die de vergadering neemt worden uitgevoerd.
Huishoudelijk reglement
De VvE kan er voor kiezen om specifieke leefregels in en om het gebouw vast te leggen in een huishoudelijk reglement. Zaken als kleur van zonneschermen of het verbod op plaatsen van goederen in de hal kunnen hierin opgenomen zijn. Een huishoudelijk reglement garandeert prettig wonen.
De splitsingsakte
De splitsing van een gebouw wordt door een notaris vastgelegd in een splitsingsakte en op splitsingstekeningen. Nauwkeurig beschrijft de notaris het gebouw, de gemeenschappelijke delen en de kostenverdeling. In deze akte zijn ook de statuten van de vereniging opgenomen, de naam waaronder deze vereniging mag handelen en het reglement. Al uw rechten en plichten als eigenaar staan in de akte van splitsing vermeld. Aanvullend op de splitsingsakte is er nog een model reglement van splitsing. Per VvE kunnen er verschillen voorkomen ten opzichte van het modelreglement. Deze verschillen moeten zijn vastgelegd in de akte van splitsing. Is dit niet het geval dan is het modelreglement van toepassing.
Snel naar:
Splitsingsakte
Financieel beheer
Administratief beheer
Technisch beheer
01
Financieel beheer
Uw VvE is verplicht de financiën bij te houden. Elk jaar maakt het bestuur de balans en exploitatierekening op van het voorgaande jaar maken en stelt een begroting voor het lopende of komende jaar op. Niet iedereen heeft hier affiniteit mee.
Daarnaast dient het bestuur ook in de gaten te houden of alle VvE bijdragen binnenkomen en anders maatregelen nemen. Wij weten dat dit geen activiteit die besturen graag doen. U woont immers met elkaar in het complex en dit laten uitvoeren door een extern bedrijf zorgt voor minder spanningen onderling.
Symfonie VvE Beheer kan dit alles uit handen nemen voor het bestuur en de VvE. Doordat wij gebruik maken van VvE software Twinq kan iedere eigenaar en bestuur alles online inzien. Standaard kunnen eigenaren alle belangrijke zaken over hun eigen woning en financiën inzien.
Ook kan de kascommissie de financiën altijd raadplegen en het bestuur kan alles zien. We kunnen ook inregelen dat het bestuur controlerend is voordat er een betaling uitgaat. Ook is het mogelijk om op VvE niveau alle eigenaren of commissie meer rechten toe te kennen om meer zaken te kunnen raadplegen.
02
Administratief beheer
Elke VvE heeft diverse verplichtingen die vanuit de Akte van Splitsing en (eventueel) modelreglement die noodzakelijk maken om een administratie te hebben. Dit is dan ook de basis waarop de verdere VvE wordt opgebouwd. In grote lijnen komt dit neer op diverse zaken:
Vergadering van Eigenaars
- Minstens eenmaal per jaar dient de VvE een jaarvergadering te houden. Dit vraagt om voorbereiding, oproeping binnen de gestelde termijnen, uiteraard het houden van de vergadering, notuleren en het verspreiden van de notulen;
- Kan een eigenaar niet aanwezig zijn, dan mogelijk maken om per volmacht te stemmen;
- Het uitvoeren van de (administratieve) besluiten die voortvloeien uit de vergadering.
Ledenregister
- Het opzetten en bijhouden van de ledenadministratie;
- Het beschikbaar stellen van de ledenadministratie aan bestuursleden;
- Verwerken van mutaties. Onder andere door verkoop, ingebruikgeving of contactgegevens wijzigingen;
Communicatie
- Het uitnodigen van eigenaren voor de (jaar)vergadering;
- Het notuleren van vergaderingen;
- Verwelkomen nieuwe eigenaren en informeren over belangrijke zaken binnen de VvE;
- Verzorgen communicatie met eigenaren en derden over allerhande zaken;
Advisering / begeleiding
- Het gevraagd en ongevraagd geven van advies aan bestuur en/of vergadering van eigenaars;
- Afhankelijk van het afgesloten contract het opvolgen of uitvoeren van de genomen besluiten die voortvloeien uit de vergadering;
- Advies geven over voorbereidingen voor de jaarvergadering en alles wat nog meer langs komt.
Archief
- Archiveren van alle documenten conform wettelijke bewaartermijn (digitaal en/of op papier).
03
Technisch beheer
Onder klein technisch beheer wordt onder andere verstaan:
- Het ontvangen, beoordelen en eventueel uitzetten reparatieverzoeken van kleine onderhoudszaken van de gemeenschappelijke ruimten;
- Het opvolgen van de reparatieverzoeken;
- Het opvragen, vergelijken, adviseren en beoordelen van onderhoudscontracten van de gemeenschappelijke installaties;
- Het behandelen, bijstaan, opvolging en afhandeling van schadezaken die onder de dekking van verzekering vallen;
- 24 uur bereikbaar voor dringende en spoedeisende zaken.
Het klein technisch beheer kan als module standaard worden opgenomen in de beheerovereenkomst en is een vast bedrag per jaar.
Onder groot onderhoud wordt onder andere verstaan:
- Het laten opstellen van een meerjarenplanning die minstens 10 jaar omvat;
- Het doorrekenen van het meerjarenplan aan de hand van de stand van de reserve(s) groot onderhoud en de jaarlijkse reservering(en). Het doen van aanbevelingen met betrekking tot de jaarlijkse reservering(en).
- Het (laten) opstellen van een werkbestek, offerteronde, vergelijking, advisering aan het bestuur / de vergadering van eigenaars;
- Het begeleiding, toezicht houden en bijhouden administratie van het groot onderhoud.
De totale begeleiding van groot onderhoud staat standaard als optie in de beheerovereenkomst en de kosten worden aan de hand van een staffel berekend. Dit betekent dat de kosten niet via de beheervergoeding in rekening worden gebracht en ook niet ten laste van de exploitatierekening worden gebracht. De kosten voor begeleiding worden opgenomen in het meerjarenplan, indien hiertoe wordt besloten, en worden vanuit de reserve bekostigd.