Beheer van uw VvE

Bij het beheren van een Vereniging van Eigenaren (VvE) komt veel kijken. Hieronder nemen we u mee welke zaken geregeld moeten worden en waar we graag in ondersteunen.

Splitsingsakte

Elk jaar worden wel nieuwe appartementencomplexen gebouwd. Dit is de kans om bij het prille begin een goede basis neer te zetten voor de toekomstige VvE. Advies & bemiddeling bij de opstart van uw VvE: daar hebben we ruimschoots ervaring in. Als beheerder maken wij vaak genoeg mee dat bepaalde aktebepalingen zijn opgenomen die leiden tot discussie of onvrede. Dit soort discussies kunnen vaak worden voorkomen bij het opstellen van de Akte van Splitsing vóórdat deze is gepasseerd en daarmee dus leidend wordt voor de VvE en de bewoners. Het wijzigen van de Akte van Splitsing hierna heeft nogal wat voeten in de aarde. Ons advies bij de Akte van Splitsing en bemiddeling bij garantietermijnen helpt u verder.

Hulp bij nieuwbouw projecten voor ontwikkelaars/bouwers

Wij kunnen ontwikkelaars en notarissen helpen bij het opstellen van de Akte van Splitsing. Het gebeurt regelmatig dat er geen of enkele kostenverdelers zijn opgenomen. Dat leidt later tot discussie binnen de nieuwe VvE. Het gevolg: onvrede naar de ontwikkelaar/bouwer en notaris. Wij kijken vooraf naar het nieuw te realiseren complex. Wat zijn de gerelateerde breukdelen? Wat is de manier van kostenverdeling? We maken een duidelijk onderscheid tussen wonen en commerciële ruimten. Daarbij leggen we de breukdelen goed vast en hoe kosten daarmee verdeeld worden. Dit levert duidelijkheid op naar de bewoners. Geloof ons, het scheelt veel discussie achteraf. De Akte van Splitsing achteraf aanpassen heeft wat voeten in de aarde. Met onze ervaring adviseren en bemiddelen we graag.

Hulp bij oplevering van de VvE

De VvE wordt actief zodra de Akte van Splitsing passeert bij de notaris. In de praktijk wordt de VvE pas echt actief als de algemene delen worden opgeleverd. Bij deze oplevering is de VvE beheerder aanwezig en een vertegenwoordiger van het bestuur. Eventueel is ook een lid van de technische commissie aanwezig en – indien de VvE dit wenst – een bouwkundige. We zorgen ervoor dat garantiezaken van de gemeenschappelijke delen worden nagekomen en we bewaken garantietermijnen.

Bemiddeling verzekeringen

Elke VvE is verplicht een verzekering af te sluiten voor de opstal en wettelijke aansprakelijkheid. Wilt u extra verzekeringen afsluiten die de VvE en/of het bestuur beschermen? Denk bijvoorbeeld aan:

  • financiële schade door glasbreuk
  • ongevallen van vrijwilligers
  • bestuurdersaansprakelijkheid
  • juridische bijstand / rechtsbijstandverzekering

Dan is het goed om te weten dat Symfonie aangesloten is bij de stichting BvvB. Dit is de Branche vereniging voor VvE Beheerders. Daarmee zijn we bevoegd om te bemiddelen bij deze extra verzekeringen.

>> https://www.bvvb.nl/ledenlijst

Snel naar:

5

Splitsingsakte

5

Financieel beheer

5

Administratief beheer

5

Technisch beheer

01

Financieel beheer

Uw VvE is verplicht de financiën bij te houden. Elk jaar maakt het bestuur de balans en exploitatierekening op van het voorgaande jaar maken en stelt een begroting voor het lopende of komende jaar op. Niet iedereen heeft hier affiniteit mee.

Daarnaast dient het bestuur ook in de gaten te houden of alle VvE bijdragen binnenkomen en anders maatregelen nemen. Wij weten dat dit geen activiteit die besturen graag doen. U woont immers met elkaar in het complex en dit laten uitvoeren door een extern bedrijf zorgt voor minder spanningen onderling.

Symfonie VvE Beheer kan dit alles uit handen nemen voor het bestuur en de VvE. Doordat wij gebruik maken van VvE software Twinq kan iedere eigenaar en bestuur alles online inzien. Standaard kunnen eigenaren alle belangrijke zaken over hun eigen woning en financiën inzien.

Ook kan de kascommissie de financiën altijd raadplegen en het bestuur kan alles zien. We kunnen ook inregelen dat het bestuur controlerend is voordat er een betaling uitgaat. Ook is het mogelijk om op VvE niveau alle eigenaren of commissie meer rechten toe te kennen om meer zaken te kunnen raadplegen.

02

Administratief beheer

Elke VvE heeft diverse verplichtingen die vanuit de Akte van Splitsing en (eventueel) modelreglement die noodzakelijk maken om een administratie te hebben. Dit is dan ook de basis waarop de verdere VvE wordt opgebouwd. In grote lijnen komt dit neer op diverse zaken: 

Vergadering van Eigenaars

  • Minstens eenmaal per jaar dient de VvE een jaarvergadering te houden. Dit vraagt om voorbereiding, oproeping binnen de gestelde termijnen, uiteraard het houden van de vergadering, notuleren en het verspreiden van de notulen;
  • Kan een eigenaar niet aanwezig zijn, dan mogelijk maken om per volmacht te stemmen;
  • Het uitvoeren van de (administratieve) besluiten die voortvloeien uit de vergadering.

Ledenregister

  • Het opzetten en bijhouden van de ledenadministratie;
  • Het beschikbaar stellen van de ledenadministratie aan bestuursleden;
  • Verwerken van mutaties. Onder andere door verkoop, ingebruikgeving of contactgegevens wijzigingen;

Communicatie

  • Het uitnodigen van eigenaren voor de (jaar)vergadering;
  • Het notuleren van vergaderingen;
  • Verwelkomen nieuwe eigenaren en informeren over belangrijke zaken binnen de VvE;
  • Verzorgen communicatie met eigenaren en derden over allerhande zaken;

Advisering / begeleiding

  • Het gevraagd en ongevraagd geven van advies aan bestuur en/of vergadering van eigenaars;
  • Afhankelijk van het afgesloten contract het opvolgen of uitvoeren van de genomen besluiten die voortvloeien uit de vergadering;
  • Advies geven over voorbereidingen voor de jaarvergadering en alles wat nog meer langs komt.

Archief

  • Archiveren van alle documenten conform wettelijke bewaartermijn (digitaal en/of op papier).

03

Technisch beheer

Onder klein technisch beheer wordt onder andere verstaan:

  • Het ontvangen, beoordelen en eventueel uitzetten reparatieverzoeken van kleine onderhoudszaken van de gemeenschappelijke ruimten;
  • Het opvolgen van de reparatieverzoeken;
  • Het opvragen, vergelijken, adviseren en beoordelen van onderhoudscontracten van de gemeenschappelijke installaties;
  • Het behandelen, bijstaan, opvolging en afhandeling van schadezaken die onder de dekking van verzekering vallen;
  • 24 uur bereikbaar voor dringende en spoedeisende zaken.

Het klein technisch beheer kan als module standaard worden opgenomen in de beheerovereenkomst en is een vast bedrag per jaar.

Onder groot onderhoud wordt onder andere verstaan:

  • Het laten opstellen van een meerjarenplanning die minstens 10 jaar omvat;
  • Het doorrekenen van het meerjarenplan aan de hand van de stand van de reserve(s) groot onderhoud en de jaarlijkse reservering(en). Het doen van aanbevelingen met betrekking tot de jaarlijkse reservering(en).
  • Het (laten) opstellen van een werkbestek, offerteronde, vergelijking, advisering aan het bestuur / de vergadering van eigenaars;
  • Het begeleiding, toezicht houden en bijhouden administratie van het groot onderhoud.

De totale begeleiding van groot onderhoud staat standaard als optie in de beheerovereenkomst en de kosten worden aan de hand van een staffel berekend. Dit betekent dat de kosten niet via de beheervergoeding in rekening worden gebracht en ook niet ten laste van de exploitatierekening worden gebracht. De kosten voor begeleiding worden opgenomen in het meerjarenplan, indien hiertoe wordt besloten, en worden vanuit de reserve bekostigd.